Hoe kun je een pdf converteren naar UBL voor elektronische facturatie?

Met het groeiend aantal regelgeving wereldwijd worden bedrijven steeds vaker verplicht om elektronische facturering te gebruiken voor zowel het ontvangen als het verzenden van facturen. Veel bedrijven hebben echter nog steeds verwarring over het verschil tussen elektronische facturen en PDF-facturen, evenals hoe een PDF-factuur kan worden omgezet naar een e-factuur of een XML-formaat zoals UBL of PEPPOL. In dit artikel verduidelijken we deze verschillen en laten we zien hoe je efficiënt je PDF kunt converteren naar UBL en je PDF-facturen kunt omzetten naar gestructureerde e-factuurformaten.

Verschillen tussen een PDF-factuur en een XML e-factuur

Het begrijpen van het onderscheid tussen PDF-facturen en XML-gebaseerde e-facturen is cruciaal voor bedrijven die overstappen naar digitale factureringssystemen.

Wat is een factuur in PDF-formaat?

Een PDF-factuur is in wezen een digitale kopie van een traditionele papieren factuur. Hoewel het handig is om te bekijken en af te drukken, missen PDF-facturen gestructureerde gegevens, waardoor ze moeilijk automatisch door systemen kunnen worden verwerkt. Het zijn statische afbeeldingen, wat betekent dat elke factuur een andere lay-out kan hebben, wat pogingen om PDF naar XML UBL of PEPPOL XML-formaten om te zetten compliceert.

Wat is een elektronische factuur?

Een elektronische factuur, vaak een e-factuur genoemd, is een digitaal document dat in een gestructureerd, gestandaardiseerd formaat is opgemaakt (meestal XML). E-facturen zijn ontworpen voor geautomatiseerde verwerking, waardoor naadloze integratie in boekhoudsystemen, ERP-platforms en overheidspoorten mogelijk is. XML-formaten zoals UBL en PEPPOL worden hiervoor veel gebruikt. Wil je meer informatie, lees dan verder in het volgende artikel:

Waarom een PDF-factuur omzetten naar UBL?

Met de toenemende vraag naar efficiëntie en naleving van regelgeving, wordt het steeds belangrijker voor bedrijven om een PDF-factuur naar XML om te zetten. In veel gevallen worden PDF-facturen wereldwijd niet langer geaccepteerd door lokale regelgeving.

Voordelen van XML-formaat ten opzichte van PDF-formaat

XML-gebaseerde e-facturen bieden verschillende voordelen:

• Automatisering: XML maakt automatische verwerking mogelijk, waardoor handmatige gegevensinvoer overbodig wordt.
• Standaardisatie: In tegenstelling tot PDF is XML een gestructureerd formaat dat gegevensconsistentie garandeert in verschillende systemen.
• Schaalbaarheid: XML-gebaseerde formaten zoals UBL en PEPPOL kunnen gemakkelijk worden geïntegreerd in grotere financiële ecosystemen, waardoor bedrijfsprocessen worden gestroomlijnd.

Het omzetten van PDF-facturen naar UBL- of PEPPOL-standaarden zorgt ervoor dat bedrijven hun factureringsprocessen kunnen automatiseren en standaardiseren.

Naleving van regelgeving en fiscale normen die XML vereisen

In veel landen wordt elektronische facturering verplicht en voldoen PDF-facturen niet langer aan de fiscale en regelgevende vereisten. Overheden vereisen vaak dat bedrijven facturen indienen in gestructureerde XML-formaten zoals UBL of PEPPOL om transparantie en nauwkeurigheid te waarborgen. Het Europese PEPPOL-netwerk is bijvoorbeeld een standaard voor grensoverschrijdende naleving van e-facturering, waardoor het cruciaal is om PDF naar XML PEPPOL om te zetten voor internationale transacties.

Veelvoorkomende problemen bij het omzetten van PDF naar UBL

Het omzetten van PDF-facturen naar UBL kan een uitdaging zijn en bedrijven moeten zich bewust zijn van bepaalde problemen die kunnen optreden:

Verlies van belangrijke gegevens tijdens conversie

Een belangrijk probleem bij het proberen om PDF naar UBL of andere XML-formaten om te zetten, is het verlies van cruciale factuurgegevens. PDF’s zijn vaak inconsistent in ontwerp, en het vertrouwen op OCR-tools kan leiden tot fouten bij het extraheren van gegevens.

Opmaakproblemen en hoe deze op te lossen

Opmaakproblemen zijn een ander probleem bij het omzetten van PDF naar XML. Omdat PDF’s sterk variëren in lay-out, kan het omzetten naar XML leiden tot verkeerd geplaatste velden, onjuiste gegevensopmaak of onvolledige conversies. Gespecialiseerde softwareoplossingen zoals B2Brouter helpen dit probleem op te lossen door ervoor te zorgen dat het UBL XML-bestand correct wordt gemaakt.

Valideren van een XML e-factuur na conversie

Zodra een PDF-factuur is omgezet naar XML, is het essentieel om het gegenereerde XML-bestand te valideren om te voldoen aan de vereiste standaard, bijvoorbeeld UBL. Validatietools kunnen controleren op ontbrekende of onjuiste gegevens, zodat de factuur aan de regelgevingsvereisten voldoet.

Hoe de fiscale en juridische geldigheid van een uit PDF gecreëerde XML e-factuur te waarborgen

Het waarborgen dat de geconverteerde XML-factuur zowel fiscaal als juridisch geldig is, is cruciaal voor naleving van belastingvoorschriften.

Verplichte elementen in een XML-factuur volgens belastingvoorschriften

Een XML-factuur moet bepaalde verplichte elementen bevatten om aan de belastingvoorschriften te voldoen. Deze omvatten:

• Belastingidentificatienummers: Zowel de belasting-ID van de verzender als de ontvanger moeten worden opgenomen.
• Factuurbedragen en belastingtarieven: Nauwkeurige totalen en belastingonderverdelingen moeten worden vermeld.
• Betalingsvoorwaarden en factuurdata: Essentieel voor juridische en regelgevende naleving.
• Andere codes en specifieke gegevens: Er zijn andere soorten gegevens, codes of bedrijfsregels die per regio, land, regelgeving of bedrijf kunnen verschillen.

Het niet opnemen van deze elementen bij de PDF naar XML-conversie kan ertoe leiden dat de elektronische factuur door de belastingautoriteiten wordt afgewezen.

Use-cases waarin conversie van PDF naar Peppol-formaat

Verschillende industrieën en sectoren vereisen de conversie van PDF naar elektronische facturen om aan operationele en regelgevende eisen te voldoen.

E-facturering met overheden

Veel overheden vereisen nu dat facturen in XML-formaat worden ingediend, vooral bij overheidsopdrachten. Het PEPPOL-formaat is bijvoorbeeld verplicht voor veel Europese overheidsinstanties, waardoor PDF naar XML PEPPOL (UBL) conversie een noodzaak is voor bedrijven die met deze instanties werken.

Landspecifieke formaten

Er zijn landen die elektronische facturering hebben ingevoerd in lokale formaten. Hoewel ze over het algemeen ook op XML zijn gebaseerd, zijn het niet dezelfde UBL-formaten die in de Peppol-omgeving worden gebruikt. Sommige voorbeelden zijn Frankrijk (Factur-X), Spanje (Facturae), onder vele anderen.

Hoe PDF naar UBL en andere formaten te converteren?

Bij het omzetten van PDF-facturen naar e-facturen moeten bedrijven zich bewust zijn van de beschikbare tools en hun beperkingen.

OCR (Misverstanden over gegevens)

OCR-software wordt vaak gebruikt om gegevens uit PDF-facturen te halen. OCR-tools kunnen echter karakters of opmaak verkeerd interpreteren, wat leidt tot fouten in de geëxtraheerde gegevens. Dit maakt het vertrouwen op OCR voor het omzetten van PDF’s naar UBL of PEPPOL XML riskant, en bedrijven zouden voor betrouwbaardere e-factureringsoplossingen moeten kiezen.

Elektronisch factureringssysteem

De meest effectieve manier om PDF-facturen om te zetten naar e-factuurformaten zoals UBL of PEPPOL is door een speciaal e-factureringssysteem te gebruiken. Platforms zoals B2Brouter stellen bedrijven in staat om factuurgegevens in te voeren in een gebruiksvriendelijke interface, die de gegevens vervolgens omzet in het juiste XML-formaat, wat naleving van internationale standaarden en regelgeving garandeert. En je kunt het gratis doen!

Genereer de factuur in een gestructureerd formaat op een eenvoudige manier

Met B2Brouter verdwijnt dit probleem. Genereer je elektronische facturen eenvoudig door de informatie in een formulier in te voeren. Met één klik zet B2Brouter ze om in de juiste XML.

Je kunt je factureringssysteem ook integreren met B2Brouter om dit hele proces te automatiseren.