Hoe stuur je een elektronische factuur naar het Mercurius-platform?

In België heeft de digitalisering van facturatieprocessen veel bedrijven geholpen om te voldoen aan de vereisten van de overheidsadministratie voor elektronische facturen. Een belangrijk onderdeel in dit proces is het Mercurius-platform: een openbare tool die door de Belgische overheid is ontwikkeld om leveranciers van overheidsinstellingen te helpen hun elektronische facturen gratis aan te maken en te verzenden. Toch, ondanks dat het een toegankelijke oplossing is, kent Mercurius België een aantal belangrijke beperkingen voor bedrijven, wat de facturatie onnodig ingewikkeld maakt.

Wat is het Mercurius-platform en hoe werkt het?

Mercurius is een digitaal platform waarmee leveranciers van de Belgische overheidsadministratie elektronische facturen kunnen verzenden die voldoen aan de geldende regelgeving.

Mercurius: Peppol gecertificeerd toegangspunt

Deze tool is verbonden met het Peppol-netwerk, een gestandaardiseerd Europees netwerk voor de verzending van elektronische documenten, dat ervoor zorgt dat facturen worden verzonden in het UBL-formaat (Universal Business Language), zoals vereist door de regelgeving.

Op het eerste gezicht lijkt de werking van mercurius peppol eenvoudig: leveranciers moeten hun facturen aanmaken in hun eigen boekhoud- of ERP-systemen en vervolgens dezelfde informatie dupliceren op Mercurius om de factuur aan te passen aan het UBL-formaat en deze te verzenden via het Peppol-netwerk. Deze werkwijze voldoet aan de wettelijke eisen, maar het dubbel invoeren van de gegevens betekent een extra werkbelasting die in veel gevallen niet nodig is.

Beperkingen van Mercurius Belgium voor bedrijven

Hoewel Mercurius een gratis platform is, brengt het gebruik ervan enkele beperkingen met zich mee die vooral van invloed zijn op bedrijven die grote hoeveelheden facturen beheren of een efficiëntere en snellere manier nodig hebben om hun documenten te beheren. De belangrijkste beperkingen zijn onder meer:

1. Complexiteit van gebruik: Het platform is niet intuïtief en moeilijk te gebruiken, vooral voor bedrijven zonder gespecialiseerd personeel voor elektronische facturatie.
2. Beperkt tot overheidsinstellingen: Mercurius laat alleen toe om elektronische facturen te versturen naar overheidsinstellingen in België, wat het gebruik ervan beperkt voor bedrijven die ook aan particuliere klanten moeten factureren.
3. Duplicatie van processen: Bedrijven moeten hun facturen in hun eigen systeem opstellen en daarna de gegevens opnieuw invoeren in Mercurius. Dit proces is niet alleen tijdrovend, maar verhoogt ook het risico op fouten.
4. Gebrek aan integratie met andere systemen: In tegenstelling tot andere oplossingen laat mercurius facturatie geen volledige integratie toe met gangbare ERP- of boekhoudsystemen, waardoor automatisering van processen moeilijker wordt en de workflow vertraagt.

B2Brouter: een efficiënte en gratis aanvulling op Mercurius

Gezien de beperkingen van het Mercurius-platform is er een veel praktischere en beter aanpasbare oplossing beschikbaar: B2Brouter. Deze tool voor elektronische facturatie voldoet niet alleen aan de Belgische en Europese regelgeving, maar biedt ook een reeks voordelen die het tot een efficiënte en complementaire oplossing maken voor bedrijven die hun facturatieprocessen willen optimaliseren.

Met B2Brouter kunnen bedrijven van elke omvang hun elektronische facturen beheren zonder hun processen te hoeven dupliceren. Het platform automatiseert het proces van omzetting naar UBL-formaat en verzendt de facturen via het Peppol-netwerk, wat naleving van de regelgeving veel eenvoudiger en sneller maakt. Daarnaast biedt B2Brouter extra functionaliteiten die facturatie zowel voor klanten uit de publieke sector als de privésector vergemakkelijken.

Voordelen van B2Brouter

• Gebruiksvriendelijk: In tegenstelling tot Mercurius is B2Brouter ontworpen om intuïtief en eenvoudig te gebruiken, waardoor elk bedrijf zijn facturen kan beheren zonder technische kennis.
• Verzending van facturen naar publieke en private klanten: Met B2Brouter kunnen bedrijven facturen sturen naar zowel overheidsinstellingen als klanten in de privésector, wat de veelzijdigheid van het platform vergroot.
• Integratie met ERP-systemen: B2Brouter kan eenvoudig geïntegreerd worden met boekhoudsystemen en ERP’s, waardoor gegevens niet opnieuw ingevoerd hoeven te worden en het risico op fouten afneemt.
• Tijd- en resource-optimalisatie: Door de processen voor omzetting naar UBL-formaat en verzending via Peppol te automatiseren, bespaart B2Brouter tijd en middelen, zodat bedrijven zich kunnen richten op hun kernactiviteiten.

B2Brouter als aanvulling op het Mercurius-platform gebruiken

In plaats van het handmatig dupliceren van gegevens op Mercurius, kunnen bedrijven B2Brouter gebruiken om hun facturen snel en zonder problemen aan te maken, aan te passen en te verzenden. B2Brouter is dus een ideale aanvulling op het Mercurius-platform, omdat het meer flexibiliteit en snelheid biedt in de facturatieprocessen, zonder de nadelen van het openbare platform.

Conclusie

Hoewel het Mercurius-platform gratis is, kent het diverse belemmeringen voor Belgische bedrijven. De complexiteit, beperking tot overheidsinstellingen en het gebrek aan integratie met andere boekhoudsystemen maken het tot een beperkte optie voor veel organisaties. Gelukkig kunnen bedrijven met alternatieven zoals B2Brouter voldoen aan de eisen voor elektronische facturatie op een efficiënte manier en zonder dubbele inspanningen. Zo profiteren ze van een tool die het naleven van de regelgeving vergemakkelijkt zonder in te boeten op gebruiksvriendelijkheid en efficiëntie.

Kortom, als je bedrijf op zoek is naar een oplossing voor elektronische facturatie als aanvulling op Mercurius, biedt B2Brouter een complete en gratis platform waarmee je je elektronische facturen efficiënt en eenvoudig kunt beheren, in overeenstemming met alle wettelijke vereisten en geoptimaliseerd voor je interne processen.