Hoe switcht u uw bedrijf naar volledige e-facturatie?
E-facturatie is niet meer weg te denken. De meeste bedrijven gebruiken het al deels, sommigen zelfs volledig. De oude manier van factureren zal naar alle waarschijnlijkheid verdwijnen in de toekomst. En dus is e-facturatie voor elk bedrijf iets om rekening mee te houden.
Maar: hoe maakt u de switch naar complete e-facturatie?
Onderzoek de mogelijkheden
Het zou gemakkelijk zijn als elk bedrijf dezelfde oplossing kon gebruiken. Maar zo eenvoudig is het niet.
Veel hangt af van uw eigen interne processen en externe factoren die een rol spelen.
- Hoe factureert u?
- Aan wie factureert u?
- Welke systemen spelen daar een belangrijke rol in?
- Zijn er wettelijke vereisten waar u rekening mee moet houden?
Probeer dat eerst in kaart te brengen. Want pas dan kunt u de verschillende opties goed wikken en wegen en dus correct kiezen.
Idealiter maakt u een lijst van zaken die de oplossing absoluut moet kunnen en een lijst van nice-to-haves.
Een belangrijke must-have kan bijvoorbeeld zijn dat het goede integratiemogelijkheden moet bieden naar uw debiteurs toe.
Neem die lijsten erbij wanneer u e-facturatieplatformen beoordeelt om alles zo objectief mogelijk te bekijken.
Zoek de juiste implementatiepartner
Een e-facturatieplatform implementeren is best ingrijpend. Tools en processen veranderen drastisch, en dat heeft logischerwijs een impact.
Een project van die schaal vraagt dan ook om de juiste implementatiepartner.
U weet ondertussen welk(e) platform(en) geschikt zijn voor uw bedrijf. Ga nu in gesprek met verschillende potentiële implementatiepartners.
Zoek vooral een partij waarbij u een goede klik voelt. Een intense samenwerking start u het liefst met mensen die u vertrouwt.
Stel een implementatieplan op
Een goede voorbereiding is de helft van uw werk. Maak samen met uw implementatiepartner een soort draaiboek. Daarin schrijft u neer:
- wat uw doelstellingen zijn;
- wat uw interne processen & tools zijn;
- hoe de tool geïmplementeerd zal worden (migratie, integratie, implementatie,…);
- welke timings er zijn;
- hoe u intern en extern communiceert.
Een draaiboek helpt u en uw implementatiepartner om op dezelfde lijn te zitten. Minder misverstanden en dus een vlottere implementatie.
Leid uw mensen op
Uw team is misschien wel de belangrijkste factor in heel het proces. Want u kunt zoveel processen en tools vervangen als u wilt: als uw mensen niet mee zijn in het verhaal, krijgt u het moeilijk verkocht.
Daarom is het belangrijk dat u de opleidingsmogelijkheden bespreekt met uw implementatiepartner. Hoe beter die opleiding in elkaar steekt, en hoe beter ze uw team bij heel het verhaal betrekken, hoe sneller de implementatie succesvol zal zijn.
Communiceer met uw debiteurs
Uw bedrijf is niet het enige dat veranderingen doormaakt. Ook uw klanten zullen hun facturen anders ontvangen en verwerken. Of toch zeker een deel van hen.
Dus het is belangrijk dat u goed op voorhand communiceert met hen over die verandering. Probeer die overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen door hen uitgebreid te informeren en door hun vragen correct en volledig te beantwoorden.
Monitor en evalueer
Als de implementatie is afgerond, is het tijd om uw switch naar e-facturatie officieel door te voeren.
Gaat alles van in het begin perfect verlopen? Waarschijnlijk zullen er hier en daar nog inefficiënties zijn. Dat is normaal.
Maar probeer – zeker in het begin – goed te monitoren hoe de processen verlopen. Dat maakt dat je die inefficiënties ontdekt en ze kunt wegwerken waar nodig.
E-facturatie met B2BRouter?
Dat kan. Maar zoals gezegd is het handig om te weten waar uw platform aan moet voldoen om het een goede match te noemen.
Advies nodig? Stel uw vraag en we verbinden u met een expert.