Wat is een elektronische factuur (e-invoice)?

We leggen je uit wat een elektronische factuur is, want je moet er rekening mee houden dat het niet gewoon een factuur in een digitaal formaat is (zoals een PDF), het is veel complexer dan dat.

Het implementeren van elektronische facturen in België is een stap voorwaarts in de digitalisering van bedrijven, maar er is nog steeds veel onduidelijkheid over wat dit precies inhoudt. Om deze reden is het belangrijk om goed te begrijpen wat een elektronische factuur is, zodat je kunt voldoen aan de nieuwe regelgeving die uiteindelijk alle bedrijven zal treffen.

De elektronische facturatie: wat is het, technische vereisten, formaten, voordelen, enz

Een elektronische factuur moet voldoen aan wettelijke normen (waar we later op terugkomen), want zoals we hebben gezien, heeft het een specifieke regelgeving. Meestal is het formaat dat het meest door bedrijven wordt gebruikt de PDF. Dit formaat is gemakkelijk toegankelijk voor iedereen, maar verliest geleidelijk aan populariteit vanwege de beperkingen bij de interpretatie door computersystemen.

Met de opkomst van de nieuwe wereldwijde voorschriften voor elektronische facturering is het meest gebruikelijke formaat van een elektronische factuur XML. Dit formaat is een VN-standaard voor elektronische gegevensuitwisseling wereldwijd. Het garandeert de veiligheid, privacy en betrouwbaarheid van de gegevens. Het is gecodeerd en kan worden begrepen door elke computer met de juiste software.

Wat is het verschil tussen een elektronische factuur en een conventionele factuur?

Gezien het bovenstaande zijn er over het algemeen twee soorten elektronische facturen bekend:

Elektronische facturen in gestructureerd formaat

Dit zijn facturen die zijn opgesteld in computertaal. Ze zijn gemakkelijk te begrijpen voor computersystemen, wat betekent dat ze zijn gecodeerd om de informatieverwerking door de computer te automatiseren. Daarom worden ze meestal opgesteld in XML (bijvoorbeeld UBL)

Elektronische facturen in niet-gestructureerd formaat

Dit zijn facturen die handmatig moeten worden verwerkt door de ontvanger (bijvoorbeeld een PDF-document).

Hoewel we het hebben over PDF als elektronische factuur, wordt dit formaat niet beschouwd als een elektronische factuur volgens de nieuwe regelgeving die wereldwijd opkomt.

Waarom elektronische facturen in gestructureerd formaat gebruiken?

Elektronische facturen in gestructureerd formaat zijn heel gemakkelijk te coderen, registreren en archiveren voor een computersysteem. Bij elektronische facturen in niet-gestructureerd formaat moet daarentegen een persoon de factuur, zodra deze is ontvangen, coderen, registreren en archiveren. Om deze reden wordt het gebruik ervan beperkt, aangezien het erg ingewikkeld is om de gegevens van een PDF correct, snel en foutloos te verwerken. Als je op zoek bent naar het versnellen van procedures en tijd, is zonder twijfel het eerste type veel nuttiger.

Formaten van elektronische facturen: Voorbeelden

Dit zijn enkele van de meest bekende en gebruikte formaten voor elektronische facturen:

• UBL format: Dit is het formaat voor elektronische facturen dat in veel landen van de Europese Unie, waaronder België, en andere delen van de wereld is gekozen. Het is het formaat dat wordt gebruikt in het Peppol-netwerk voor elektronische documentuitwisseling.
• EDIFACT: Dit wordt veel gebruikt in bepaalde sectoren zoals de automobielindustrie of de voedingsdistributie, hoewel het in onbruik raakt omdat de regelgeving er geen rekening meer mee houdt.

Wat zijn de voordelen van elektronische facturering?

Elektronische facturering verbruikt minder papier en en vergemakkelijkt het beheer van informatie. Het kan gemakkelijk worden geïntegreerd in een volledig geautomatiseerd beheersysteem, wat de boekhouding ten goede komt en fouten vermindert. 

Bovendien vallen de kosten weg en elektronische facturen nemen ook minder ruimte in, dankzij de makkelijkere archivering. Tot slot wordt ook uw klantenservice beter en vergemakkelijkt het fraudebestrijding. Allemaal voordelen voor elk bedrijf.

Kan ik mijn papieren facturen omzetten in elektronisch formaat?

Dit is een ingewikkelde kwestie. Hoewel je je facturen kunt digitaliseren van PDF naar UBL-formaat, is de interpretatie en transformatie van de gegevens niet helemaal betrouwbaar en dat maakt dit een gevoelige kwestie.

Een elektronische factuur maken

Hoe een elektronische factuur tot stand komt, hangt af van het gebruikte systeem. Een pdf vereist opmaak, gegevensinvoer en voorafgaand werk. Bij specifieke programma’s zoals B2Brouter kan u de nieuwe elektronische factuur gemakkelijk genereren. Want het systeem maakt zelf een formulier. Zo maakt en registreert u nieuwe facturen aanzienlijk sneller. 

Wanneer moet u een e-invoice aanmaken?

Sinds 2022 is elektronische facturering verplicht bij uw contacten met de overheid. Alle diensten of producten die op hun naam moeten worden gefactureerd, moeten elektronisch worden gefactureerd. Ook onderaannemers moeten elektronische facturen uitreiken aan hoofdaannemers die onder de aanbestedingswet vallen.

Bovendien komt B2B e-facturering (tussen particuliere ondernemingen) in België zeer dichtbij en zal het alle ondernemingen raken. 

Weet je wanneer elektronische facturatie verplicht is in België?