Elektronische facturatie in Luxemburg
Luxemburg is opnieuw een Europees land dat overstapt naar elektronische facturering. Lokale overheden vragen al elektronische facturen aan al hun klanten via het Peppol-netwerk. We vertellen u alles wat u moet weten om op de juiste manier een elektronische factuur naar Luxemburg te versturen, aangezien de regelgeving zowel voor lokale als buitenlandse bedrijven geldt.
Elektronische factuur in Luxemburg
Lokale autoriteiten in Luxemburg hebben besloten om elektronische facturatie te implementeren met de normen en het gebruik van het Peppol-netwerk. Net zoals veel Europese landen. Denk aan Zweden, België en Duitsland, en andere landen als Nieuw-Zeeland, Australië, Singapore en Japan.
Facturen moeten worden uitgegeven en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat. Daarbij gebruiken ze standaarden en formaten die voldoen aan de vereisten die zijn vastgelegd in de Europese wetgeving.
Er wordt een specifiek type XML-formaat (eXtensible Markup Language) gebruikt dat de overdracht van gestructureerde gegevens tussen computersystemen mogelijk maakt. We zullen het later hebben over het exacte formaat (UBL-formaat).
Reglement elektronische factuur
Elektronische facturatie in Luxemburg wordt gereguleerd door de Europese Richtlijn 2014/55/EU betreffende elektronische facturatie bij overheidsopdrachten. Deze wet definieert de technische, juridische en operationele voorwaarden waaraan elektronische facturen moeten voldoen in de landen van de Europese Unie.
Sinds 2022 wordt elektronische facturatie in het hele land geleidelijk ingevoerd voor B2G-transacties (Business to Government). Dit zijn de data en getroffen bedrijven:
- Sinds 18 mei 2022 zijn grote bedrijven verplicht om elektronische facturen naar hun publieke klanten te sturen.
- Sinds 18 oktober 2022 zijn middelgrote bedrijven verplicht om elektronische facturen naar hun publieke klanten te sturen.
- Sinds 18 maart 2023 zijn alle bedrijven in het land verplicht om elektronische facturen naar hun publieke klanten te sturen.
Van overheidsorganisaties moeten alle openbare lichamen (inclusief gemeentelijke en lokale organisaties) sinds 2020 de capaciteit hebben om facturen in gestructureerd elektronisch formaat te ontvangen en te verwerken.
Als gevolg hiervan moet op dit moment elke provider van de openbare administratie van Luxemburg elektronische facturen uitgeven via het Peppol-netwerk om ze te kunnen verwerken en accepteren.
Dit is belangrijk omdat deze verordening zowel lokale als buitenlandse bedrijven treft, en de Luxemburgse openbare lichamen accepteren geen facturen meer in pdf-formaat via e-mail.
Hoe verstuur ik een elektronische factuur naar Luxemburg via Peppol?
Luxemburg heeft dus de elektronische factuur ingevoerd door de normen en procedures van het Peppol-netwerk te implementeren. Dus wilt u een elektronische factuur sturen naar een overheidsinstantie? Dan is het essentieel om de volgende vereisten te kennen en hieraan te voldoen, zodat uw factuur correct wordt verwerkt.
Gecertificeerd Peppol-toegangspunt
Zoals voorgeschreven door de Europese richtlijn inzake elektronische facturering, moeten alle lidstaten van de Europese Unie de mogelijkheid hebben om de uitwisseling van elektronische facturen te beheren via het Peppol-netwerk (Pan-European Public Procurement Online).
Om als bedrijf elektronische documenten via Peppol uit te kunnen wisselen, is het essentieel om aan een belangrijke vereiste te voldoen: geregistreerd zijn bij een gecertificeerd Peppol Access Point. Dit zorgt voor een beveiligde toegang tot de omgeving, waardoor elektronische documenten kunnen worden uitgewisseld die voldoen aan de eisen en normen van de ontvanger.
Moet u de verzending van elektronische facturen via dit netwerk beheren? Dan is het belangrijk om samen te werken met een serviceprovider die een gecertificeerd Peppol Access Point is om toegang te krijgen tot deze omgeving.
UBL-formaat
Om een elektronische factuur naar een openbare overheid in Luxemburg te sturen, moet de afzender de factuur genereren en verzenden in XML-formaat van het UBL-type (Universal Business Language). Dit gestructureerde elektronische formaat is ontwikkeld door OASIS Open.
Het is belangrijk op te merken dat het converteren van een PDF naar UBL geen eenvoudige taak is.
Peppol-ID van de ontvanger
De Peppol ID is een identifier die de locatie en aansluiting van bedrijven binnen de Peppol-omgeving vergemakkelijkt. Het werkt op dezelfde manier als een e-mailadres. Om ervoor te zorgen dat de factuur correct aan de ontvanger wordt geadresseerd, is het essentieel dat de afzender de Peppol ID van de ontvanger kent en dat deze identificatie op de factuur staat. Door deze informatie op de factuur te vermelden, is een correcte registratie en verwerking door het ontvangende bedrijf verzekerd.
In de B2Brouter-directory vindt u Peppol-identificatiegegevens en andere gegevens voor openbare entiteiten in Luxemburg. Een paar voorbeelden:
- Intergemeentelijke Vereniging voor Financiering van de Economische Uitrusting van de provincie Luxemburg.
- Voorzienige socialistische vrouwen van Luxemburg.
- Centrale thuiszorg in Luxemburg.
Beheer internationale facturen met B2Brouter
Met B2Brouter verstuurt u eenvoudig elektronische facturen naar Luxemburg zonder u zorgen te hoeven maken over fundamentele technische aspecten zoals: het juiste factuurformaat, de juiste verzendmethode en de juiste routeringscode voor de ontvanger. Zo zorgt u ervoor dat u efficiënt en zonder onnodige complicaties aan alle eisen voldoet.
B2Brouter is een gecertificeerd Peppol Access Point waarmee u al uw elektronische facturen via Peppol kunt beheren. Het stelt u ook in staat om via andere netwerken te verzenden of andere verzendmethoden te gebruiken, waarbij u werkt met verschillende formaten zoals UBL, Facturae, XRechnung, ZUGFeRD, FatturaPA of PDF. Zo beheert u al uw facturen vanaf hetzelfde platform.
Met een paar simpele stappen verstuurt u internationale elektronische facturen, ook naar landen als Luxemburg:
- Registreer u op B2Brouter.
- Configureer de Peppol KYC.
- Maak uw klant aan: u hoeft alleen de identifier van de ontvanger toe te voegen. De directory van B2Brouter voorziet u automatisch van de belastinggegevens van uw klant, configureert het factuurformaat (UBL), de verzendmethode (Peppol) en voorziet u van de juiste routeringscode (Peppol ID van de ontvanger).
- Maak de factuur door de gegevens in een formulier in te voeren en verstuur deze met een druk op de knop.
Met B2Brouter voldoet u eenvoudig aan de Europese regelgeving voor elektronische facturatie en beheert u al uw elektronische facturen, zowel nationaal als internationaal, met publieke en private klanten.
Verder kunt u ook uw beheersysteem of ERP integreren met B2Brouter als u dit hele proces wilt automatiseren.
Schrijf u nu in en start met het versturen van elektronische facturen.