Complete gids voor e-factuur versturen

Het verzenden van e-facturen is een essentiële behoefte geworden voor bedrijven in België. Naarmate we dichter bij 2026 komen, het jaar waarin het verplicht wordt voor alle B2B-transacties, is het cruciaal om te begrijpen hoe je je hierop kunt voorbereiden en welke manieren er zijn om e-facturen correct te versturen en te verwerken.

Wat is een E-Factuur?

Een e-factuur is een gestructureerd digitaal document dat automatisch door computersystemen kan worden verwerkt. In tegenstelling tot een PDF of een papieren factuur is een e-factuur ontworpen om zonder menselijke tussenkomst te worden gelezen en verwerkt, wat de efficiëntie verhoogt en fouten vermindert. Lees meer in ons artikel over wat een e-factuur is.

Correcte aanmaak van e- facturatie voordat deze wordt verzonden

Voordat je een e-factuur verstuurt, is het cruciaal om ervoor te zorgen dat deze in een gestructureerd en compatibel formaat is gegenereerd. Om interoperabiliteit te garanderen, moeten e-facturen worden opgesteld in gestandaardiseerde formaten. In België wordt het PEPPOL BIS 3.0-formaat, gebaseerd op UBL (Universal Business Language), veel gebruikt. Deze standaard maakt de uitgifte, ontvangst en validatie van facturen eenvoudiger en geautomatiseerd.

Hoe verstuur je een e-factuur in overeenstemming met de B2B-Wetgeving?

Vanaf januari 2026 moeten alle bedrijven in België e-facturen versturen en ontvangen volgens de wettelijke eisen. Lees meer over de verplichte e-facturatie in België vanaf 2026. Om te voldoen aan deze regelgeving, moeten bedrijven:

Gebruikmaken van het Peppol-netwerk: Dit is de gestandaardiseerde methode voor B2B e-facturatie in België. Hiervoor is een gecertificeerde Peppol Access Point-provider en de Peppol-ID vereist.
Zorgen voor het Juiste Formaat: De e-factuur moet in het PEPPOL BIS 3.0-formaat zijn gebaseerd op UBL om in het PEPPOL-netwerk te worden geaccepteerd.
Interne factureringssystemen bijwerken : Het gebruik van PEPPOL-conforme factureringssoftware of een ERP-systeem vergemakkelijkt de naleving. Er zijn mogelijkheden om een beheersysteem te integreren met een Peppol API.

Hoe verstuur je een e-factuur in overeenstemming met de B2G-Wetgeving?

Als je een factuur naar overheidsinstanties in België moet sturen, zijn er twee belangrijke methoden:

Peppol-netwerk: Dit netwerk maakt veilige elektronische documentuitwisseling tussen bedrijven en overheidsinstanties mogelijk. Het gebruik van een gecertificeerd Peppol Access Point en een ontvanger-ID is vereist.
Mercurius-platform: Dit is een openbaar Belgisch platform gebaseerd op Peppol en ontworpen voor het ontvangen van e-facturen door de overheid. Alle overheidsinstanties in het land kunnen dit platform gebruiken, hoewel ze er ook voor kunnen kiezen om rechtstreeks met Peppol te verbinden.

Verplichting tot e-facturatie in België

De invoering van e-facturatie in België verloopt stapsgewijs:

Januari 2016: Verplichting voor transacties met de Vlaamse overheid.
Januari 2026: De verplichting wordt uitgebreid naar alle B2B-transacties in het land. Bedrijven moeten e-facturen verzenden en ontvangen via het PEPPOL-netwerk, gebruikmakend van de PEPPOL BIS 3.0-standaard.

Voorbereiding op 2026

Met de verplichte B2B e-facturatie in het vooruitzicht, is het van groot belang dat bedrijven zich tijdig voorbereiden:

Kies een PEPPOL Access Point Provider: Samenwerken met een gecertificeerde provider garandeert naleving van de wetgeving en maakt het facturatieproces eenvoudiger.
Update Interne Systemen: Zorg ervoor dat je facturatiesoftware of ERP compatibel is met de vereiste e-factuurformaten.

E-facturatie versturen naar andere landen

E-facturatie wordt ook gebruikt in andere Europese landen:

Nederland: Via het Peppol-netwerk.
Frankrijk: Via het Chorus Pro-platform en binnenkort via een PDP (Partner Dematerialization Platform) volgens de nieuwe wetgeving.
Spanje: Via FACe, met een verwachte evolutie naar nieuwe B2B-regelgeving.
Duitsland: E-facturen voor overheidsinstanties kunnen per e-mail worden verzonden, afhankelijk van de specifieke vereisten van de regio.

Er zijn veel andere gevallen waarin de vereisten en platforms per land verschillen. Maar met B2Brouter hoeven bedrijven zich hier geen zorgen over te maken. Ons platform is verbonden met wereldwijde netwerken en systemen voor e-facturatie. Dit zorgt ervoor dat bedrijven hun facturen naar elke klant kunnen verzenden, terwijl ze voldoen aan de specifieke wetgeving van elke regio op een eenvoudige en efficiënte manier.

B2Brouter: e-factuur versturen met één klik

Met B2Brouter kunnen bedrijven eenvoudig hun e-facturen beheren en versturen. Omdat B2Brouter een gecertificeerd Peppol Access Point is, kunnen bedrijven met één druk op de knop hun facturen veilig verzenden, terwijl ze voldoen aan alle internationale e-facturatieregels.

Bovendien is B2Brouter niet alleen een factuurverzender, maar ook een oplossing voor het creëren van e-facturen in verschillende gestructureerde standaardformaten. Dit garandeert naleving van wereldwijde e-factureringsnormen, ongeacht het land of de sector. Dankzij de integratie met diverse platforms en netwerken wereldwijd kunnen bedrijven zorgeloos opereren, zonder zich zorgen te maken over compatibiliteit of veranderende regelgeving.

Start gratis