E-factureren aan de overheid: alle ins & outs

De huidige regelgeving vereist dat leveranciers van overheidsdiensten enkel nog elektronische facturen mogen versturen voor hun verkochte producten of diensten. Hoe zit het nu precies met de e-factureren aan de overheid?

Vlaamse overheid ziet voordelen van e-facturatie

Sinds enige tijd beloont de Vlaamse overheid bedrijven die elektronische facturen gebruiken met een snelle betaling van de facturen. Momenteel is dit een verplichting geworden, en daarom leggen we je een eenvoudige manier uit om verder te gaan.

Hoe stuur ik een factuur naar de Vlaamse overheid?

Er zijn verschillende aspecten waarmee je rekening moet houden voordat je een elektronische factuur naar de Vlaamse overheid verstuurt. Aangezien het niet om een conventionele factuur gaat, moet je weten dat je als leverancier verplicht bent om een speciaal formaat te gebruiken, de factuur via een specifieke verzendmethode in te dienen, en andere belangrijke aspecten die nodig zijn om ervoor te zorgen dat je factuur wordt geaccepteerd.

Aanvaard formaat voor elektronisch factureren aan de overheid door de Belgische overheidsinstanties

Elektronische facturen dienen opgesteld te worden in een gestructureerd elektronisch formaat dat kan verschillen van ontvanger tot ontvanger. Het is een bestandsformaat dat computerprogramma’s kunnen interpreteren, maar door een eindgebruiker niet kan aangemaakt worden en moeilijk te begrijpen is.

In België eist de overheid dat het Europese formaat van het PEPPOL-netwerk wordt gebruikt. Het aanvaarde formaat voor elektronische facturen is UBL. In andere landen wordt UBL ook gebruikt, maar met lokale specificaties en aanvullende vereisten.

De overheidsdiensten zullen geen facturen aanvaarden die niet zijn opgesteld in het formaat dat door de regelgeving van hun land wordt voorgeschreven.

Routeringscodes

Vaak bevatten elektronische facturen specifieke en verplichte informatie om correct verwerkt te kunnen worden. Voor Europese elektronische facturen is de Peppol-identificatiecode verplicht. In België adviseert de Belgische Peppol Autoriteit om het KBO- of ondernemingsnummer te gebruiken als Peppol ID.

Facturen die de routeringscodes niet bevatten, kunnen niet worden geregistreerd en zullen bijgevolg niet worden verwerkt of betaald.

Verzendmethode

Er bestaan verschillende nationale en internationale netwerken waarmee elektronische facturen verzonden kunnen worden. Ze verschillen afhankelijk van de locatie van de ontvanger en de regelgeving van elk land.

De meeste Belgische overheidsdiensten halen hun elektronische inkoopfacturen op van het Mercurius-platform waar ze via het Peppol-netwerk op toekomen.

Elektronische facturen die worden verzonden via e-mail of andere netwerken die niet tot de ontvangende overheid behoren, worden niet aanvaard.

B2Brouter: elektronische factureren in alle eenvoud

B2Brouter is een cloudgebaseerd platform gekoppeld aan nationale en internationale overheidsdiensten dat eenvoudig elektronische facturen kan genereren en verzenden:

Eenvoudige toegang tot elektronische facturatie

Elk bedrijf kan voldoen aan de verplichting tot elektronische facturatie door zich gratis bij B2Brouter te registreren en met de digitalisatie te beginnen.

Aanmaak van klanten in 1-2-3

U hebt enkel het btw-nummer van de ontvanger van de factuur nodig. De bedrijvengids van B2Brouter vult de fiscale gegevens en de verzendingswijze van de elektronische factuur verder aan.

De verzender van de factuur hoeft zich geen zorgen te maken over technische zaken zoals netwerken of formaten.

De routeringscodes toevoegen aan de factuur

Een elektronische factuur aanmaken is eenvoudig. De gebruiker hoeft alleen maar de gegevens in te vullen in een formulier en de routeringscodes te selecteren. Via de bedrijvengids toont B2Brouter de routeringscodes voor de klant aan wie de factuur is gericht.

Digitale handtekening op de factuur

Vanuit B2Brouter kunnen facturen worden ondertekend met een geautoriseerde handtekening of met een certificaat. De gebruiker hoeft alleen maar het type handtekening te kiezen dat moet worden gebruikt. Het systeem ondertekent de factuur voordat ze wordt verzonden.

De factuur verzenden in het juiste formaat

Om de elektronische factuur te verzenden, hoeft de gebruiker alleen maar op een knop te drukken. B2Brouter zet ze om in het door de ontvanger gewenste formaat en verstuurt ze via het juiste netwerk, zonder dat de verzender zich ergens zorgen over hoeft te maken.