Cooltra en B2Brouter – Standaardisering van het ontvangstkanaal voor facturen en toetreding tot de wereld van elektronische facturering

Cooltra is de belangrijkste leverancier in Europa van duurzame mobiliteitsoplossingen op twee wielen. Het bedrijf, dat 15 jaar geleden in Barcelona werd opgericht samen met ondernemer Timo Buetefisch, is al actief in 6 Europese landen (Oostenrijk, Spanje, Frankrijk, Italië, Portugal en Tsjechië).

Dit bedrijf heeft een vloot van meer dan 16.000 voertuigen, waarvan 64% elektrische motorfietsen die geen koolstofvoetafdruk achterlaten. Het biedt deeldiensten aan, zoals het verhuren van elektrische motorfietsen en fietsen per minuut, of leasediensten voor privégebruik of bedrijven en overheidsinstanties.

“B2Brouter biedt service met de glimlach, reikt oplossingen aan en is altijd bereid om te luisteren wanneer je een project op een flexibele en praktische manier wil aanpakken.”

Het bedrijf heeft bijna 400 werknemers in dienst en beschikt over een netwerk van ongeveer 120 partnergarages in Spanje, Portugal, Italië, Frankrijk en Oostenrijk. Dit betekende dat het voor Cooltra een hele uitdaging was om alle facturen die van alle garages binnenkwamen te beheren … althans tot voor kort. Cooltra ontving dagelijks facturen in allerlei vormen en via verschillende kanalen voor het onderhoud en de reparatie van de vloot. Het was een hels karwei.

De enorme verscheidenheid aan documenten “bemoeilijkte het beheer, de validatie en de analyse van alle facturen”, gaven Gerard Curtiella, administratief directeur van de externe garages van Cooltra, en Javier Gallarza, operationeel directeur van het Catalaanse bedrijf, toe. Ze waren vastbesloten om een competitieve en doortastende oplossing te vinden, en dus namen ze contact op met B2Brouter.

Een kanaal

“We wilden slechts één kanaal om de facturen te ontvangen, een factuurmodel bepalen en via e-invoicing werken en daarbij komaf maken met de traditionele methode”, lichtten ze toe.

Na enkele maanden van analyse, hebben de experts van B2Brouter een antwoord gevonden op al hun behoeften en hen geholpen bij de integratie van het B2Brouter-portaal met hun interne ERP, Openbravo. Volgens Curtiella en Gallarza zagen ze meteen verbeteringen in het dagelijkse beheer, zodra het systeem was ingevoerd. “We hebben de hoeveelheid papier voor het afdrukken van facturen verminderd uit milieuoverwegingen. Ons bedrijf levert immers grote inspanningen om de luchtvervuiling te helpen reduceren.”

Zij benadrukten dat “facturen nu vlotter kunnen worden beheerd en dat het werk van het boekhoudteam gemakkelijker is geworden dankzij het factuurmodel dat door de meeste partnergarages wordt gebruikt.” Een andere verbetering schuilt in het feit dat Cooltra “gemakkelijk toegang heeft tot alle gegevens om al het werk dat door haar externe garages wordt verricht te analyseren en te controleren”.

E-factuur, nu en in de toekomst

In het licht van dit alles willen Curtiella en Gallarza de consultingdiensten van B2Brouter aanbevelen omdat “het bedrijf vanaf het begin service met de glimlach biedt, oplossingen aanreikt en altijd bereid is om te luisteren wanneer je een project op een flexibele en praktische manier wil aanpakken.”

Cooltra is zich ervan bewust dat de e-factuur in vele Europese landen wordt gebruikt en “dat die in de nabije toekomst een essentiële vereiste zal worden in Spanje”.