Qu’est-ce qu’une facture électronique (e-invoice) ?

Nous vous expliquons ce qu’est une facture électronique, car il est important de comprendre que ce n’est pas simplement une facture dans un format numérique (comme un PDF). En réalité, c’est bien plus complexe.

L’adoption de la facturation électronique en Belgique représente un pas en avant dans la digitalisation des entreprises, mais il existe encore de nombreuses incertitudes sur ce que cela implique réellement. Il est donc essentiel de bien comprendre ce qu’est une facture électronique pour se conformer à la nouvelle réglementation, qui finira par concerner toutes les entreprises.

La facturation électronique : Définition, exigences techniques, formats, avantages, etc.

Une facture électronique doit respecter des normes légales (que nous aborderons plus tard), car, comme nous l’avons mentionné, elle est soumise à une réglementation spécifique. Le format le plus couramment utilisé par les entreprises est généralement le PDF. Ce format est facilement accessible pour tout le monde, mais il perd peu à peu de la popularité en raison de ses limites dans l’interprétation par les systèmes informatiques.

Avec l’apparition de nouvelles normes mondiales pour la facturation électronique, le format le plus courant est le XML. Ce format est une norme des Nations Unies pour l’échange électronique de données à l’échelle mondiale. Il garantit la sécurité, la confidentialité et la fiabilité des données. Il est codé et peut être compris par tout ordinateur doté du logiciel adéquat.

Quelle est la différence entre une facture électronique et une facture traditionnelle ?

En général, il existe deux types de factures électroniques :

Factures électroniques au format structuré

Ce sont des factures rédigées dans un langage informatique. Elles sont facilement compréhensibles par les systèmes informatiques, car elles sont codées pour automatiser le traitement de l’information par l’ordinateur. En Belgique, ces factures sont souvent émises au format XML, tel que le format UBL (Universal Business Language).

Factures électroniques au format non structuré

Ce sont des factures qui doivent être traitées manuellement par le destinataire (par exemple, un document PDF).

Bien que nous parlions de PDF comme d’une facture électronique, ce format n’est plus considéré comme une véritable facture électronique selon la nouvelle réglementation en cours d’adoption à l’échelle mondiale.

Pourquoi utiliser des factures électroniques au format structuré ?

Les factures électroniques au format structuré sont très faciles à coder, enregistrer et archiver pour un système informatique. En revanche, les factures électroniques au format non structuré nécessitent l’intervention d’une personne pour être codées, enregistrées et archivées après réception. Par conséquent, leur utilisation est limitée, car il est très complexe de traiter rapidement et sans erreur les données d’un PDF. Si vous souhaitez accélérer vos processus et gagner du temps, le format structuré est sans aucun doute beaucoup plus utile.

Formats de factures électroniques : Exemples

Voici quelques-uns des formats de factures électroniques les plus connus et utilisés :

• Format UBL : C’est le format de facture électronique adopté dans de nombreux pays de l’Union européenne, y compris en Belgique, ainsi que dans d’autres régions du monde. Ce format est utilisé dans le réseau Peppol pour l’échange de documents électroniques.
• EDIFACT : Principalement utilisé dans certains secteurs comme l’industrie automobile ou la distribution alimentaire. Cependant, ce format est de moins en moins courant en raison de son exclusion des réglementations actuelles.

Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

La facturation électronique permet de réduire la consommation de papier et facilite la gestion de l’information. Elle peut être facilement intégrée dans un système de gestion automatisé, améliorant ainsi la comptabilité et réduisant les erreurs.

En outre, elle réduit les coûts et occupe moins d’espace grâce à l’archivage simplifié des documents. Enfin, elle améliore également le service client et contribue à la lutte contre la fraude. Autant d’avantages pour toute entreprise.

Puis-je convertir mes factures papier en format électronique ?

C’est une question complexe. Bien que vous puissiez numériser vos factures et les convertir d’un format PDF à un format UBL, l’interprétation et la transformation des données ne sont pas totalement fiables, ce qui en fait une question sensible.

Créer une facture électronique

La création d’une facture électronique dépend du système utilisé. Un PDF nécessite une mise en page, une saisie des données et un travail préalable. Avec des programmes spécifiques comme B2Brouter, il est possible de générer facilement une nouvelle facture électronique. Le système génère automatiquement un formulaire, ce qui vous permet de créer et d’enregistrer de nouvelles factures beaucoup plus rapidement.

Quand devez-vous émettre une facture électronique ?

Depuis 2022, la facturation électronique est obligatoire pour vos relations avec l’administration publique. Tous les services ou produits facturés à des entités publiques doivent être facturés électroniquement. Les sous-traitants doivent également émettre des factures électroniques aux contractants principaux soumis à la législation sur les marchés publics.

De plus, la facturation électronique B2B (entre entreprises privées) en Belgique est imminente et concernera bientôt toutes les entreprises.

Savez-vous quand la facturation électronique sera obligatoire en Belgique ?