Facturation électronique au Luxembourg

Le Luxembourg est un autre pays européen à passer à la facturation électronique. Les autorités locales demandent déjà des factures électroniques à tous leurs clients via le réseau Peppol. Nous allons vous donner toutes les informations nécessaires pour envoyer correctement une facture électronique au Luxembourg puisque la réglementation s’applique tant aux entreprises locales qu’aux entreprises étrangères.

Facture électronique au Luxembourg

Les autorités locales luxembourgeoises ont décidé d’introduire la facturation électronique avec les normes et l’utilisation du réseau Peppol et ce, à l’instar de nombreux pays européens, comme la Suède, la Belgique et l’Allemagne, mais aussi comme la Nouvelle-Zélande, l’Australie, Singapour et le Japon.

Les factures doivent être émises et reçues dans un format électronique structuré. À cet effet, elles utilisent des normes et des formats conformes aux exigences de la législation européenne.

Un type spécifique de format XML (eXtensible Markup Language) est utilisé pour permettre le transfert de données structurées entre systèmes informatiques. Nous reviendrons plus tard sur le format exact (format UBL).

Règlement relatif à la facture électronique

Au Luxembourg, la facturation électronique est régie par la Directive européenne 2014/55/UE relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics. Cette loi définit les conditions techniques, juridiques et opérationnelles que doivent remplir les factures électroniques dans les pays de l’Union européenne.

Depuis 2022, la facturation électronique est introduite progressivement dans tout le pays pour les transactions B2G (Business to Government). Voici les dates et les entreprises concernées :

Depuis le 18 mai 2022, les grandes entreprises sont tenues d’envoyer des factures électroniques à leurs clients publics.
Depuis le 18 octobre 2022, les entreprises de taille moyenne sont tenues d’envoyer des factures électroniques à leurs clients publics.
Depuis le 18 mars 2023, toutes les entreprises du pays sont tenues d’envoyer des factures électroniques à leurs clients publics.

Depuis 2020, l’ensemble des organismes publics (y compris les organisations communales et locales) doivent être en mesure de recevoir et de traiter des factures dans un format électronique structuré.

Par conséquent, chaque fournisseur de l’administration publique luxembourgeoise doit désormais émettre des factures électroniques via le réseau Peppol afin de les traiter et de les accepter.

Cette réglementation est essentielle car elle concerne à la fois les entreprises locales et étrangères, et les entités publiques luxembourgeoises n’acceptent plus les factures au format PDF par e-mail.

Comment envoyer une facture électronique au Luxembourg via Peppol ?

Le Luxembourg a donc introduit la facturation électronique en mettant en œuvre les normes et procédures du réseau Peppol. Si vous souhaitez envoyer une facture électronique à une autorité publique, vous devez impérativement connaître et respecter les exigences suivantes pour garantir le traitement correct de votre facture.

Point d’accès certifié Peppol

Conformément à la directive européenne sur la facturation électronique, tous les États membres de l’Union européenne doivent pouvoir gérer l’échange de factures électroniques via le réseau Peppol (Pan-European Public Procurement Online).

Pour qu’une entreprise puisse échanger des documents électroniques par l’intermédiaire de Peppol, elle doit absolument remplir une condition essentielle : être enregistrée auprès d’un point d’accès certifié Peppol. Elle bénéficie ainsi d’un accès sécurisé à l’environnement, permettant l’échange de documents électroniques qui répondent aux exigences et aux normes du destinataire.

Si vous devez gérer l’envoi de factures électroniques par l’intermédiaire de ce réseau, il convient de travailler avec un fournisseur de services qui est un point d’accès certifié Peppol pour accéder à cet environnement.

Format UBL

Pour envoyer une facture électronique à une autorité publique au Luxembourg, l’expéditeur doit générer et envoyer la facture au format XML de type UBL (Universal Business Language). Ce format électronique structuré a été développé par OASIS Open.

ID Peppol du destinataire

L’ID Peppol est un identifiant qui facilite la localisation et la connexion d’entreprises dans l’environnement Peppol. Il fonctionne de la même manière qu’une adresse électronique. Pour que la facture soit correctement adressée au destinataire, l’expéditeur doit absolument connaître l’identifiant Peppol du destinataire et cet identifiant doit figurer sur la facture. L’indication de cette information sur la facture garantit un enregistrement et un traitement corrects par l’entreprise destinataire.

Le répertoire B2Brouter contient des données d’identification Peppol et d’autres données pour des entités publiques au Luxembourg. Quelques exemples :

Association Intercommunale de Financement pour l’Équipement économique de la Province de Luxembourg ;
Femmes prévoyantes socialistes du Luxembourg ;
Centrale de services à domicile Luxembourg.

Gestion des factures internationales avec B2Brouter

B2Brouter vous permet d’envoyer facilement des factures électroniques au Luxembourg sans devoir vous préoccuper d’aspects techniques fondamentaux tels que le bon format de facture, la bonne méthode d’envoi et le bon code de routage pour le destinataire. Vous avez ainsi la certitude de répondre à toutes les exigences efficacement et sans complications inutiles.

B2Brouter est un point d’accès certifié Peppol qui vous permet de gérer toutes vos factures électroniques via Peppol. Il vous permet également de passer par d’autres réseaux ou d’utiliser d’autres méthodes d’envoi, en travaillant avec différents formats tels qu’UBL, Facturae, XRechnung, ZUGFeRD, FatturaPA ou PDF. Vous gérez ainsi toutes vos factures à partir de la même plate-forme.

En quelques étapes simples, vous pouvez envoyer des factures électroniques internationales, y compris vers des pays comme le Luxembourg :

Inscrivez-vous sur B2Brouter.
Configurez le KYC de Peppol.
Créez votre client : il vous suffit d’ajouter l’identifiant du destinataire. Le répertoire de B2Brouter vous fournit automatiquement les données fiscales de votre client, configure le format de la facture (UBL), le mode d’envoi (Peppol) ainsi que le bon code de routage (identifiant Peppol du destinataire).
Créez la facture en saisissant les détails dans un formulaire et envoyez-la en appuyant sur un bouton.

B2Brouter vous permet de satisfaire facilement à la réglementation européenne en matière de facturation électronique et de gérer toutes vos factures électroniques, tant nationales qu’internationales, avec des clients publics et privés.

En outre, vous pouvez également intégrer votre système de gestion ou votre ERP à B2Brouter si vous souhaitez automatiser l’ensemble du processus.

Inscrivez-vous maintenant et commencez à envoyer des factures électroniques.