Comment envoyer des factures électroniques efficacement et en conformité ?

L’envoi de factures électroniques est devenu une nécessité essentielle pour les entreprises en Belgique. À l’approche de 2026, année où cela deviendra obligatoire pour toutes les transactions B2B, il est crucial de comprendre comment s’y préparer et quelles sont les meilleures façons d’envoyer des factures électroniques correctement et efficacement.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique est un document numérique structuré qui peut être traité automatiquement par des systèmes informatiques. Contrairement à un PDF ou une facture papier, une facture électronique est conçue pour être lue et traitée sans intervention humaine, ce qui améliore l’efficacité et réduit les erreurs. Consultez notre article détaillé sur ce qu’est une facture électronique.

Génération correcte avant l’envoi d’une facture électronique

Avant d’envoyer une facture électronique, il est essentiel de s’assurer qu’elle est générée dans un format structuré et compatible avec les normes en vigueur. Pour garantir l’interopérabilité, les factures électroniques doivent être créées dans des formats standardisés. En Belgique, le format PEPPOL BIS 3.0, basé sur UBL (Universal Business Language), est largement utilisé. Cette norme facilite l’émission, la réception et la validation des factures de manière automatisée.

Envoyer des factures électroniques en conformité avec la réglementation B2B

À partir de janvier 2026, toutes les entreprises belges devront envoyer et recevoir des factures électroniques conformément aux exigences légales. Consultez notre article sur la facturation électronique obligatoire en Belgique à partir de 2026. Pour se conformer à cette réglementation, les entreprises doivent :

Utiliser le réseau Peppol : C’est la méthode standardisée pour la facturation électronique B2B en Belgique. Son utilisation requiert un fournisseur de point d’accès Peppol certifié ainsi qu’un identifiant du destinataire.
Garantir le bon format : La facture électronique doit être conforme au format PEPPOL BIS 3.0 basé sur UBL pour être acceptée dans le réseau Peppol.
Mettre à jour les systèmes de facturation : L’utilisation d’un logiciel de facturation ou d’un ERP compatible avec Peppol facilite le respect des réglementations. Les entreprises disposant d’un ERP doivent l’intégrer à un prestataire de services, par exemple via une API Peppol, afin d’envoyer et de recevoir des factures électroniques en toute fluidité.

Envoi de factures électroniques aux organismes publics (B2G)

Si votre entreprise doit envoyer une facture électronique à une administration publique en Belgique, deux principales méthodes existent :

Réseau Peppol : Ce réseau permet un échange sécurisé de documents électroniques entre les entreprises et les administrations publiques. L’utilisation d’un point d’accès Peppol certifié ainsi que l’identifiant du destinataire sont requis.
Plateforme Mercurius : Il s’agit d’une plateforme publique belge basée sur Peppol, conçue pour la réception des factures électroniques par les administrations publiques. Toutes les entités publiques du pays peuvent l’utiliser, bien qu’elles puissent aussi choisir une connexion directe via Peppol.

Envoi facture électronique : obligation et réglementation en Belgique

L’adoption de la facturation électronique en Belgique se fait progressivement :

Janvier 2016 : Obligation pour les transactions avec l’administration publique en Flandre.
Janvier 2026 : L’obligation sera étendue à toutes les transactions B2B dans le pays. Les entreprises devront envoyer et recevoir des factures électroniques via le réseau Peppol en utilisant la norme PEPPOL BIS 3.0.

Se préparer pour 2026

Avec l’obligation imminente de la facturation électronique B2B, il est crucial que les entreprises se préparent dès maintenant :

Choisir un fournisseur de point d’accès Peppol : Travailler avec un fournisseur certifié garantit la conformité avec la réglementation et simplifie le processus d’envoi des factures électroniques.
Mettre à jour les systèmes internes : S’assurer que votre logiciel de facturation ou ERP est compatible avec les formats requis. Les entreprises utilisant un ERP doivent l’intégrer avec un prestataire de services, par exemple via une API Peppol, pour envoyer et recevoir des factures électroniques sans difficulté.

Envoyer des factures électroniques vers d’autres pays

La facturation électronique est également utilisée dans d’autres pays européens :

Pays-Bas : Via le réseau Peppol.
France : Via la plateforme Chorus Pro et prochainement via un PDP (Partner Dematerialization Platform) selon la nouvelle réglementation.
Espagne : Via FACe, avec une évolution attendue vers une nouvelle réglementation B2B.
Allemagne : Les factures électroniques destinées aux administrations publiques peuvent être envoyées par e-mail, selon les exigences spécifiques de chaque région.

De nombreux autres cas existent, avec des exigences et plateformes spécifiques selon le pays. Cependant, avec B2Brouter, les entreprises n’ont pas à s’en soucier. Notre plateforme est connectée aux réseaux et systèmes de facturation électronique dans le monde entier, garantissant aux entreprises qu’elles peuvent envoyer leurs factures à tous leurs clients tout en respectant les réglementations locales de manière simple et efficace.

B2Brouter : logiciel pour envoyer des factures électroniques en un clic

Avec B2Brouter, les entreprises peuvent facilement gérer et envoyer leurs factures électroniques. Étant un point d’accès Peppol certifié, B2Brouter permet aux entreprises d’envoyer leurs factures en toute sécurité en un seul clic, tout en respectant toutes les réglementations internationales en matière de facturation électronique.

De plus, B2Brouter ne se limite pas à l’envoi de factures. Il permet également de créer des factures électroniques dans divers formats structurés standardisés, garantissant la conformité avec les normes mondiales de facturation électronique, quel que soit le pays ou le secteur. Grâce à son intégration avec de nombreuses plateformes et réseaux internationaux, les entreprises peuvent fonctionner sans souci, sans se préoccuper de la compatibilité ou des évolutions réglementaires.

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