Cooltra et B2Brouter – Standardiser le canal de réception des factures et adhérer au monde de la facturation électronique
Cooltra est l’entreprise leader des solutions durables de mobilité à deux-roues en Europe. Née à Barcelone il y a 15 ans et cofondée par l’entrepreneur Timo Buetefisch, elle est actuellement présente dans six pays d’Europe (Autriche, Es-pagne, France, Italie, Portugal et République tchèque). L’entreprise dispose d’une flotte de 16 000 véhicules, dont 64 % de scooters électriques qui fonctionnent en ne laissant aucune empreinte carbone dans l’atmosphère. Elle propose des services de sharing, comme la location de scooters et vélos électriques à la minute, ainsi que des services de renting, aussi bien pour les parti-culiers que pour les entreprises et les administrations publiques.
«B2Brouter offre une attention de proximité et apporte des solutions. C’est une entreprise qui est à l’écoute de votre projet et qui vous donne de la flexibilité et des facilités.»
L’entreprise possède un effectif de près de 400 travailleurs ainsi qu’un réseau d’environ 120 ateliers partenaires externes en Espagne, au Portugal, en Italie, en France et en Autriche, ce qui encore récemment rendait difficile la gestion des factures que chacun d’entre eux envoyait à Cooltra. Que ce soit pour l’entretien que pour les réparations de la flotte, des factures de différents formats et via différents canaux arrivaient chaque jour… un véritable casse-tête.
Cette diversité de documents «compliquait les tâches de gestion, de validation et d’analyse des factures», affirment Gerard Curtiella, responsable administratif des ateliers externes de Cooltra, et Javier Gallarza, directeur des opérations de l’entreprise catalane. Pour trouver une solution compétitive, l’entreprise a fait appel à B2Brouter.
Unifier le canal
«Nous avions besoin d’unifier le canal de réception des factures, d’homogénéiser leur format, d’entrer dans le monde de la facture électronique et d’éliminer progressivement la méthode traditionnelle», indiquent-ils.
Après des mois d’analyse, les professionnels de B2Brouter ont résolu les besoins et facilité l’intégration du portail B2Brouter à l’ERP interne de l’entreprise, Openbravo. Après la mise en place du système, les améliorations en matière de gestion quotidienne ont été immédiatement visibles, reconnaissent Curtiella et Gallarza. « En tenant compte de l’environnement, puisque nous sommes une entreprise très impliquée dans ce domaine du fait de notre priorité de réduire la pollution atmosphérique, nous avons réduit l’utilisation du papier pour l’impression de factures. »
Maintenant, « la gestion des factures est plus rapide et le travail du service de comptabilité plus facile, grâce à l’homogénéisation du format de facture par la plupart de nos ateliers partenaires ». Autre amélioration, Cooltra a accès aux données pour « faciliter l’analyse et l’audit internes des travaux de nos ateliers externes ».
La facture électronique : aujourd’hui et demain
C’est pour tout cela que Curtiella et Gallarza recommandent les conseils de B2Brouter, car « dès le premier jour, B2Brouter offre une attention de proximité et apporte des solutions. C’est une entreprise qui est à l’écoute de votre projet et qui vous donne de la flexibilité et des facilités ». Cooltra est consciente que la facture électronique est déjà présente dans de nombreux pays d’Europe et, «en Espagne, ce sera prochainement une condition indispensable».