Les avantages de la facturation électronique aux autorités flamandes
Si un marché public pour le compte des autorités flamandes vous a été attribué, vous souhaitez que votre facture soit payée correctement et rapidement. Est-ce possible d’établir une facture papier ? Les règles en la matière ont-elles changé ? Cette facturation doit-elle être électronique ? Voyons ce qu’il en est.
Si un marché public vous a été attribué, vous pouvez uniquement utiliser la facturation électronique
La facturation électronique est devenue la norme si vous êtes une entreprise qui établit une facture pour les autorités flamandes. Cette règle, qui repose sur la législation européenne, est en vigueur depuis 2017. Vous devez donc envoyer vos factures par voie électronique, dans un format standard. Par conséquent, vous n’êtes pas autorisé à envoyer vos factures au format PDF.
Toutefois, il y a toujours des exceptions. Les particuliers et les micro-entreprises ne sont pas tenus d’envoyer des factures électroniques.
Les avantages de la facturation électronique
- Votre travail est beaucoup plus efficace et vous réalisez des économies.
- Vous traitez vos factures plus rapidement et leur paiement est donc facilité.
- Vous avez même droit à des réductions si vous adoptez la facturation électronique standardisée
Volet technique des factures numériques
Le fonctionnement technique de la facturation numérique est très simple. Les autorités flamandes utilisent la norme UBL pour les factures numériques. Une facture UBL est un fichier xml numérique qui reprend toutes les informations à un endroit précis du code.
Conséquence ? Les factures numériques peuvent être lues par tous les logiciels de facturation, qui les lisent et les traitent automatiquement.
- Inutile de saisir les données une deuxième fois lors du traitement ;
- Vous pouvez même archiver vos factures électroniques sous forme numérique ou les partager avec le service comptabilité, pour gagner beaucoup de temps et réduire le risque d’erreurs humaines lors du traitement.
Le réseau Peppol
Qui dit envoi d’une facture UBL, dit aussi fraude à la facture. C’est précisément la raison d’être du réseau Peppol : Pan-European Public Procurement Online. C’est un réseau sécurisé qui vous permet d’envoyer et de recevoir des factures numériques.
Le réseau Peppol est uniquement accessible via des « Points d’Accès ». Vous envoyez et recevez des factures numériques à partir d’un logiciel connecté à un Point d’Accès. C’en est donc fini de la fraude à la facture et vos factures arrivent toujours à bon port. C’est en tout cas la garantie dont vous bénéficiez désormais.
Autre avantage : vous ne devez pas introduire d’adresse e-mail ni d’adresse physique. En effet, les entreprises et les services publics connectés au réseau Peppol s’inscrivent sur le réseau au moyen d’un identifiant unique tel que le numéro de TVA ou le numéro GLN.
Vous devez connaître cet identifiant uniquement pour envoyer une facture. D’ailleurs, vous trouverez toujours cet identifiant dans une base de données officielle. C’est sur la base de ce dernier que votre facture entre dans le logiciel du destinataire via les Points d’Accès. Vous recevez une confirmation de réception de votre facture.
Si vous souhaitez également envoyer, recevoir et traiter des factures électroniques, n’hésitez pas à nous contacter. Grâce à B2Brouter, vous êtes connecté au réseau Peppol via un Point d’Accès pour permettre à votre entreprise d’échanger, en toute sécurité, des factures avec les autorités.