Què és una factura electrònica? E-factura

Una factura electrònica o e-factura és un document amb la mateixa validesa que una factura en paper, però que s’expedeix i es rep en suport electrònic . És a dir, en un format informàtic. Aquest tipus de factura agilitza la gestió i garanteix la validesa, ja que és igual que una factura tradicional. Però ¿quins beneficis pot tenir? O ¿val qualsevol tipus d’estructura? Resolguem dubtes més habituals pel que fa a aquest relativament nou sistema de facturació.

Inicis de la factura electrònica

Primer de tot, coneguem una mica la història de la factura electrònica. Un element que es va començar a utilitzar fa relativament poc temps, ja que ha anat molt lligada a l’ús de les noves tecnologies. La normativa que la regula és el Reial Decret 1619/2012, que també regula les factures en paper, i més recentment la Llei 25/2013. De fet, des del 2015 seu ús és obligatori si som proveïdors de la Administració Pública. Per descomptat, la seva introducció com a eina de registre suposa una revolució en positiu que cal fomentar.

Quins beneficis i avantatges té la factura electrònica?

Ja hem assenyalat alguns avantatges abans: agilitat, seguretat… Però també es minimitza el consum en paper i, per descomptat, facilita la gestió i mecanització de la informació. Es pot integrar fàcilment en un sistema de gestió totalment informatitzat, el que ajuda a la comptabilitat ia la reducció d’errors . A més, s’eliminen costos i gràcies a la facilitat del seu arxiu, també es redueix l’ús d’espai físic . A tot això cal sumar-li que millora el servei al client i ajuda a facilitar la lluita contra el frau. Tot són avantatges per a qualsevol empresa.

Quin format pot tenir l’e-factura?

Una factura electrònica ha de complir uns estàndards legals, ja que com hem vist, té una regulació concreta. De manera habitual, si és una PIME o particular, l’format més utilitzat és el PDF. Aquest format és fàcilment accessible per a tothom. Però si el destinatari és una empresa i l’enviament es fa d’ordinador a ordinador, el format habitual és el XML. Aquest format és un estàndard de l’ONU per a l’Intercanvi electrònic de dades en l’àmbit mundial, la qual cosa garanteix la seguretat, privacitat i veracitat de les dades. Està codificat i és comprensible per qualsevol ordinador amb el programa adequat. Un altre format utilitzat de manera habitual és el EDIFACT, ja que és el que s’utilitza en determinats sectors com la automoció o la distribució alimentària encara que està caient en desús. L’Administració Pública i cada vegada més entitats privades utilitzen el llenguatge XML ja que es processa fàcilment per qualsevol sistema i és l’escollit per la Comissió Europea en definir l’estàndard EN 16931 de factura electrònica.

Tipus de factura electrònica

Hi ha dos tipus d’e-factura. D’una banda, les factures en format estructurat són fàcilment comprensibles pels sistemes informàtics. És a dir, estan codificades per automatitzar la gestió de la informació per part de l’ordinador. Per això, se solen elaborar en XML. Per contra, les factures en format no estructurat són aquelles que han de ser mecanitzades pel receptor. Per exemple, un document en PDF. En el cas de les factures en format estructurat, tal qual l’ordinador les reps, automàticament les codifica, registra i arxiva, en les factures en format no estructurat ha de ser una persona la qual, un cop rebuda, les codifiqui, registri i arxivi. Si busquem agilitar tràmits i temps, sens dubte és més útil el primer tipus.

Com es fa una factura electrònica

El com vam elaborar una factura electrònica variarà segons el sistema utilitzat. Si és un PDF, la seva realització requereix donar-li un format, bolcar dades, un treball previ d’organització de la informació que es bolca en ella. En canvi, si fem servir programes específics, la nova factura es generarà de manera senzilla, ja que el mateix sistema ens facilitarà el formulari per poder crear-la. Això agilitza enormement la creació i registre de noves factures.

Exemple d’una e-factura

Com qualsevol factura en paper, l’e-factura ha de recollir obligatòriament una sèrie de dades. Per exemple, haurà d’anar numerada i indicant la data de la seva expedició. També ha de recollir nom i cognoms o raó social de qui emet i rep la factura, l’adreça, número d’identificació fiscal, quin tipus d’operacions s’estan facturant i la data, les dades fiscals i tributaris (IVA, IRPF, etc) i, evidentment, l’import a pagar.

Puc convertir les meves factures de paper a format electrònic?

Per descomptat, mitjançant qualsevol programari de digitalització, com un escàner. Això sí, aquest sistema requerirà una codificació posterior. L’ideal és poder utilitzar un programari de digitalització que faciliti el traspàs de dades del paper al sistema informàtic. B2Brouter ofereix una funcionalitat de reconeixement automàtic de factures que agilitza aquest pas.

Quan és obligatori fer una factura electrònica?

La factura electrònica, des de l’any 2015, és d’ús obligatori quan ens relacionem amb l’Administració Pública. Qualsevol servei o producte que haguem facturar al seu nom, s’ha de fer mitjançant factura electrònica. Amb l’entrada en vigor de la nova Llei de Contractes 9/2017, i d’acord amb la seva disposició addicional 32, els subcontractistes també hauran d’emetre factures electrònica als contractistes principals subjectes a la llei de contractes públics.

Si necessites fer una factura electrònica, prova a utilitzar el nostre programa de facturació electrònica gratuït. Ràpid i senzill.