Cooltra i B2Brouter – “Unificar el canal de recepció de factures i entrar en el món de la factura electrònica”

Cooltra és l’empresa líder en solucions sostenibles de mobilitat sobre dues rodes a Europa. Nascuda a Barcelona fa 15 anys i cofundada per l’emprenedor Timo Buetefisch, actualment està present a 6 països d’Europa (Àustria, Espanya, França, Itàlia, Portugal i República Txeca). La firma disposa d’una flota de més de 16.000 vehicles, dels quals el 64% són motos elèctriques que funcionen emetent una empremta zero de C02 a l’atmosfera. Compta amb serveis de sharing, com el lloguer de motos i bicicletes elèctriques per minuts, així com serveis de rènting, tant per a particulars com a empreses i administracions públiques.

“B2Brouter ofereix un tracte molt proper, aporta solucions i és una empresa oberta a escoltar el projecte que vols dur a terme i et dona flexibilitat i facilitats”

La firma té una plantilla de gairebé 400 treballadors i una xarxa d’uns 120 tallers col·laboradors externs entre Espanya, Portugal, Itàlia, França i Àustria, el que, fins fa poc, suposava un repte a l’hora de gestionar les factures que cadascun d’ells enviava a Cooltra. Tant per manteniment com per reparacions de la flota, cada dia n’arribaven amb diferents formats i canals… Suposava un petit maldecap. Aquesta diversitat de documents “complicava tota l’operativa de gestió i validació de les factures i posterior anàlisi”, reconeixen Gerard Curtiella, responsable administratiu dels tallers externs de Cooltra i Javier Gallarza, director d’Operacions de la firma catalana. Per buscar una solució competitiva i resolutiva, es van posar en contacte amb B2Brouter.

Unificar el canal

“Necessitàvem unificar el canal de recepció de factures, homogeneïtzar el seu format, entrar en el món de la e-factura i anar eliminant el mètode tradicional”, detallen.

Després de mesos d’anàlisi, els professionals de B2Brouter van resoldre les necessitats, a més de facilitar-los la integració del portal B2Brouter amb el seu ERP intern Openbravo. Un cop implementat el sistema, les millores en la gestió diària, s’han vist de seguida, reconeixen Curtiella i Gallarza. “Tenint en compte el medi ambient ja que som una empresa molt involucrada en aquest àmbit pel nostre focus en la reducció de la contaminació atmosfèrica, hem reduït l’ús de paper en impressions de factures”.

Destaquen que ara hi ha major “rapidesa en la gestió de les factures i s’ha facilitat la feina a l’equip comptable al tenir unificat el mateix format de factura per la major part dels nostres tallers col·laboradors”. Un altre àmbit de millora és que a Cooltra poden tenir “amb més facilitat les dades per la nostra analítica i auditoria interna de tots els treballs dels nostres taller externs”.

La factura electrònica, present i futur

Per tot plegat, Curtiella i Gallarza, volen recomanar l’assessorament de B2Brouter perquè “des del primer dia ens ha ofert un tracte molt proper, aporta solucions i és una empresa oberta a escoltar el projecte que vols dur a terme i et dona flexibilitat i facilitats”. Des de Cooltra són conscients de que la factura electrònica ja està present a molts països europeus i “a Espanya en un futur no gaire llunyà serà un requisit indispensable”.